Rappel sur la définition des 4 types de client :


Normal : particulier ou société qui s'abonne et paye directement ses abonnements; il est lui-même facturé et livré.

Tiers payant : il s'agit généralement de sociétés spécialisées (Ebsco, France Abonnements, Lavoisier, OFUP, etc.) qui souscrivent des abonnements au profit d'une ou plusieurs personnes ou sociétés. Une société qui abonne ses filiales ou ses employés peut également être considérée comme Tiers payant.

Le Tiers payant est toujours facturé; il n'est généralement pas livré (sauf s'il s'abonne aussi à titre personnel); la relance des abonnements échus lui est le plus souvent adressée.

Remarque : ne doivent pas obligatoirement être considérés comme Tiers payant :

  a) le particulier offrant un abonnement à un autre particulier (il suffira de créer si besoin une adresse de relance d'abonnements différente de l'adresse principale);

  b) la personne ou la société abonnée qui demande à ce que l'adresse de facturation soit différente de la sienne (il suffira de créer une adresse de facturation différente de l'adresse principale ou bien de modifier ponctuellement l'adresse sur la facture).

En résumé, on peut considérer qu'il faut utiliser la notion de Tiers-payant dès lors que ce payeur abonne plusieurs bénéficiaires.

Payé par : particulier ou société passant par l'intermédiaire d'un Tiers payant pour s'abonner à une publication. Le Payé par n'est jamais facturé. Il est en revanche livré. En principe, la relance d'abonnement ne lui est pas directement adressée : elle lui est adressée par le biais de son Tiers payant.

Prospect : client sans abonnements et sans factures, il ne peut être abonné qu'à des tarifs gratuits.

Choix du type de client : sélectionnez le type souhaité à l'aide de la liste déroulante "Type client".  

Par défaut, c'est le type "Normal" qui est toujours proposé.


Dans le cas d'un nouveau client dont l'abonnement est payé par un Tiers, commencez par créer (s'il n'existe pas déjà) le client de type "Tiers".


Créez ensuite le "Payé par".


Vous pourrez dès lors rattacher au client Payé le nom de son Tiers en cliquant sur "Choisir un tiers". Après sélection, le nom du tiers est affiché.


Une fiche client est composée de 7 onglets :


Général : informations de type nom, adresse, téléphone, e-mail...

Codes de sélection : informations complémentaires libres permettant de qualifier les clients selon vos propres critères

Comptabilité : informations comptables du client (TVA applicable, % de remise accordé, RIB, etc)

Autres adresses : permet de gérer des adresses (livraison, facturation, relance d'abonnement) différentes de l'adresse principale du client

Actions : gestion des actions commerciales de type e-mail, courrier, notes...

VAD : affiche la liste des articles libres facturés au client

AboShop : permet de modifier le mot de passe du contact sur les boutiques Transat


ONGLET GÉNÉRAL


Il se compose des informations principales : type de client, coordonnées, etc  

Lors de la saisie, outre le type de client (voir ci-dessus), votre attention devra porter sur le respect de la saisie de l'adresse selon les normes postales.


Les normes postales sont établies par La Poste et sont destinées à uniformiser le contenu et la forme des adresses.


Les normes postales de saisie des adresses  

Une adresse aux normes postales françaises est composée au maximum de 6 lignes de chacune 38 caractères :


1ère ligne : Société - Raison sociale

2ème ligne : Civilité (abrégée)- Nom - Prénom

3ème ligne : Complément de nom

4ème ligne : Adresse (voie postale)

5ème ligne : Complément d'adresse

6ème ligne : Code postal - Ville


Une adresse de qualité garantit à l'éditeur :


Un routage de presse optimisé : le routage de presse se base sur l'attribution d'un "Code Quartier", affecté à chaque adresse en fonction des lignes 4 (voie) et 6 (code postal ville) de l'adresse. En cas d'adresse incorrecte, le code quartier n'est pas affecté, ce qui diminue potentiellement le taux de liasse directe quartier.

La fiabilité de la distribution postale

L'optimisation de la facture postale : un routage optimisé induit des économies de tarif d'affranchissement.

Lors de la saisie de la fiche client, votre attention devra porter sur les lignes ayant une incidence sur la qualité du routage :


Pour une adresse en France(métropolitaine, DOM, TOM)


4ème ligne Adresse : numéro et voie postale (rue, avenue, hameau, etc)

5ème ligne Complément d'adresse : BP, lieu-dit

6ème ligne Code postal - Ville : Code postal et Ville française

Pour une adresse à l'étranger :


4ème ligne Adresse : il n'existe pas de Code Quartier pour les adresses à l'étranger, le contenu de la 4è ligne "Adresse" n'a donc pas d'incidence sur le routage. Son contenu est libre.

5ème ligne Complément d'adresse : le champ complément d'adresse sera désactivé pour le routage.

6ème ligne Code postal - Ville : Code postal et Ville étrangère.

exemple: 

Saisissez les lignes d'adresses en majuscules, sans ponctuation, sans abréviation (sauf si plus de 38 caractères pour la ligne concernée).


Pour plus d'informations sur les règles de saisie d'adresse, nous vous recommandons de télécharger le document disponible sur le site de La Poste destiné aux acteurs de la Presse:  

http://www.presse-poste.com/sites/default/files/imce/telechargements/espace_conseil/optimiser_les_adresses/n_grer_les_adresses_de_vos_fichiers


Vérifier les adresses


Pour une conformité optimale avec les tables postales (fichiers de référence fournis par La Poste), AboWeb propose un contrôle en ligne de l'adresse saisie : il suffit de cliquer sur le lien "Vérifier cette adresse". Un code quartier est attribué dès lors que l'adresse est conforme au regard des fichiers de référence.  

Dans le cas où un code quartier n'est pas attribué, cela ne signifie pas obligatoirement que le pli ne parviendra pas à son destinataire; cela signifie simplement que le pli ne sera pas routé de façon optimale.




"Vérifier cette adresse" effectue les contrôles suivants :


contrôle de cohérence entre Code Postal et Ville (ou Code Pays et Pays pour les étrangers)

vérification de l’existence du numéro et du nom de la voie (ligne Adresse) dans la commune concernée

conversion automatique des rubriques en caractères majuscules

si nécessaire, repositionnement des lignes d’adresses

attribution du Canton et de l’Arrondissement

Si l’adresse saisie est conforme, un Code quartier est indiqué (voir paragraphe précédent sur les normes postales); a contrario, un message vous indique le type d’anomalie.


Pour les adresses à l’étranger, seule la cohérence entre le code pays et le nom du pays est vérifiée.


En résumé, une adresse correctement saisie est l'assurance d'exploiter au mieux les recherches dans AboWeb et le traitement de l'adresse par votre système de routage ou celui de votre routeur.


Bien évidemment, le format de saisie d'adresse proposé dans AboWeb est aussi en parfaite cohésion avec les systèmes de routage proposés par Transat Informatique : le logiciel GesTri, le service  www.routage-en-ligne.com.




Options supplémentaires de l'onglet Général


Il s'agit de critères permettant d'écarter de la recherche les clients concernés, avant de lancer votre action commerciale.  

La recherche sur ces critères s'effectue avec la fonction "Recherche sur clients".




Réabo auto :

Pas de SMS : critère de recherche visant à exclure les clients concernés

Pas de mailing : critère de recherche visant à exclure les clients concernés

Pas de e-mailing : critère de recherche visant à exclure les clients concernés

NPAI : critère de recherche visant à exclure les clients concernés

Ne pas diffuser : critère de recherche visant à exclure les clients concernés

Pour ces 6 premiers critères, la recherche devra s'effectuer ainsi :


- pour écarter ceux dont la case est cochée :  

(exemple) Pas de e-mailing est égal à FALSE 


- pour trouver ceux dont la case est cochée :  

(exemple) Pas de e-mailing est égal à TRUE  


Mode d'envoi : le mode d'envoi est répercuté sur les abonnements du client; ce critère permet de distinguer ou séparer les abonnements -selon leur mode d'envoi- lors de la livraison. 

Etat : OK, Suspendu ou radié. 

La rubrique Etat permet d’attribuer trois états au contact : 

- OK : état normal d’un contact y compris si son abonnement est échu. Par défaut, tout contact créé en état OK

- l’état Suspendu permet de stopper la livraison de tous les abonnements –à tous les titres- de ce contact.

- l’état Radié stoppe non seulement la livraison mais aussi la relance des abonnements échus. De plus, vous ne pourrez plus abonner ou facturer un client radié. Seul l’ajout d’un règlement sur une facture impayée sera autorisé. L’état Radié est donc destiné à des contacts que vous ne souhaitez pas réactiver (contacts décédés par exemple). 

Mais quel que soit l‘état sélectionné, vous pourrez le modifier à tout moment.

Le nombre de NPAI (N’habite Pas à l’Adresse Indiquée) est à augmenter d’un niveau à chaque fois que vous recevez un retour de La Poste pour non distribution.

La case NPAI se coche automatiquement dès lors que le niveau aura atteint le maximum défini dans les paramètres (Administration / Société / onglet Général). Lorsque ce niveau maximum est atteint, AboWeb vous propose de suspendre la livraison des abonnements en cours de ce contact. 

L'option société


L’option Société peut être cochée si la fiche Contact en cours de création est une société (ou un groupe) pour laquelle vous allez créer plusieurs autres contacts. Si la case est cochée, le nom de la société pourra être sélectionné à partir d’une liste déroulante (située au bout de la rubrique Société) lors de la création des prochains contacts de cette société. Sur ces fiches contacts appartenant à la « Société », il ne sera pas utile de cocher la case Société.

Le nombre de contacts -rattachés à la fiche dont la case Société est cochée- sera indiqué au fur et à mesure de vos saisies. 


Gestion des majuscules (optionnel)

Cette fonctionnalité est optionnelle. Veuillez contacter le service client si vous êtes intéressés par cette option (UPPER_ADRESSE_ENABLED T/F)


Cette option permet la transformation automatique à la sortie d'une saisie sur les champs de l'adresse dans l'écran Contact, Autres adresses et adresse de livraison.


Codes de sélection d'un client

Les codes de sélection sont des rubriques supplémentaires créées par vous-même.


Ils permettent de qualifier librement vos clients afin de mieux connaitre leur répartition selon vos propres critères, de cibler au mieux vos actions commerciales ou encore d'obtenir des chiffres précis (nombre d'exemplaires livrés) sur la diffusion de chaque numéro routé. Vous savez ainsi comment se compose votre fichier Clients.


Exemples de codes de sélection : Profession, Année de naissance, Secteur d'activité, etc.

A ces codes correspondront des libellés ou valeurs : Comptable, 1972, Informatique, etc.


Avant de pouvoir ajouter un code de sélection sur une fiche client, vous devez créer ce code dans les paramétrages


Sur la fiche client, pour ajouter un code de sélection :


ouvrez la fiche du client

cliquez sur l'onglet "Codes de sélection"

cliquez sur le bouton "Ajouter"

sélectionnez dans la liste déroulante le code de sélection souhaité

sélectionnez ou saisissez le libellé ou valeur correspondant (la sélection dans la liste ou la saisie manuelle est proposée selon le paramètre indiqué lors de la création du Code de sélection. Voir Paramétrages des Codes de sélection)

cliquez sur le bouton "Valider"



| Comptabilité

Les informations comptables ont une incidence sur les calculs réalisés par le programme au moment de la facturation du client, de la saisie de ses règlements, la transfert des écritures en comptabilité.


Langue de facture : Permet de choisir la langue d’impression de la facture. (Français, par défaut).

Affiliation à la TVA : automatise l'application ou non de la TVA. Au moment de la facturation, le taux est calculé en fonction de celui indiqué sur la fiche du tarif et du paramétrage des Codes TVA. Par défaut, tout nouveau client est en affiliation "TVA France".

Mode de paiement : (facultatif) mode de règlement préféré du client. Le mode réel d'un paiement devra être indiqué lors de la saisie du règlement.

Échéance à : permet de calculer la date d'échéance de paiement de la facture. Par défaut, si rien n'est renseigné dans le champ, la date d'échéance sera égale à la date de la facture. Sinon, saisissez un nombre de jours : par exemple, pour la valeur 30, la date d'échéance sera égale à la date de la facture + 30 jours.

Remise Factures (%) : taux de remise habituellement accordé au client sur ses achats autres qu'abonnements. La valeur saisie dans ce champ automatise son affichage lors de la saisie des articles libres sur la facture. Ce taux pourra être annulé ou modifié au moment de cette saisie.

Remise Abonnements (%) : taux de remise habituellement accordé au client sur ses abonnements. La valeur saisie dans ce champ automatise son affichage lors de la saisie des abonnements du client. Ce taux pourra être annulé ou modifié au moment de cette saisie.

TVA intracommunautaire : le numéro de TVA intracommunautaire de votre client est imprimé sur les factures.

Compte général : compte comptable utilisé pour le transfert des écritures en comptabilité. Exemple : 411000

Compte auxiliaire : compte comptable utilisé pour le transfert des écritures en comptabilité. Exemple : ABONNES



| Sepa &CB 


L'onglet Contact -> SEPA /CB permet de paramétrer les coordonnées bancaires du contact qui sont nécessaires pour effectuer des prélèvements SEPA et CB



SEPA ( partie supérieure de l'écran)


Ne concerne que les contacts ayant opté pour un paiement par Prélèvement sur leur compte bancaire.

Y figurent les coordonnées bancaires de votre contact (IBAN, BIC, etc). A l’issue du traitement de son 1er prélèvement, la RUM (Référence Unique du Mandat) sera indiquée.


CB ( partie inférieure de l'écran)


Voir la documentation "Bien débuter sur AboWeb -> Prélèvements -> Prélèvements CB par Paybox ( optionnel) pour plus d'informations.



| Autres adresses d'un client

boWeb autorise la saisie d’adresses multiples pour un même client. 

Sur une fiche client, cliquez sur l'onglet " autres adresses", puis sur "ajouter":


Il existe 3 types d'adresse :


Adresse de relance d'abonnement : elle est généralement utilisée lorsqu'un particulier offre un abonnement à un autre particulier (parrainage). Vous y saisirez l'adresse du parrain si vous souhaitez lui adresser la lettre de relance.


Cette adresse sera exploitée par la fonction ** Relance** des abonnements échus.


Adresse de facturation : elle sera utilisée sur les factures d'abonnements ou factures d'articles libres du client. 

Elle est utile lorsqu'un abonné spécifie une adresse de facturation différente : par exemple, l'adresse de l'entreprise qui paye l'abonnement à son employé. Cette adresse de facturation ne doit pas être confondue avec la notion d'adresse de facturation d'un Tiers-payant qui elle concerne plusieurs abonnés pour un même payeur.


Notez également que l'adresse d'une facture peut être modifiée sur la facture elle-même; mais dans ce cas, cette adresse de facturation ponctuelle ne sera pas automatiquement appliquée sur les prochaines factures, contrairement à une "véritable" autre adresse de facturation.


Adresse de livraison : elle est généralement utilisée pour les adresses temporaires de vacances. Elle sera exploitée par la fonction Livraison du titre.


Pour chaque nouvelle adresse renseignée, vous devez :


sélectionner le type de l'adresse

 indiquer la durée d'utilisation en saisissant une fourchette de dates; si aucune fourchette de dates n'est spécifiée, l'adresse est considérée comme **Permanente**.

 spécifier si cette adresse s'applique à un seul titre ou à Tous les titres

L’autre adresse sera prise en compte, selon son type, au moment de la création du fichier de livraison, au moment de la création du fichier de relance, au moment de la création de la facture. 


| Action

Sur une fiche client, cliquez sur l'onglet " Actions".


4 types d'actions sont proposées :


Courrier

Mail

Changement d'adresse

Notes

Elles fonctionnent toutes sur le même principe. Pour une action, vous enregistrez :


- le type : type d'action


- l'objet : intitulé de l'action


- par : auteur de l'action parmi la liste des utilisateurs de Aboweb


- copie à : pour informer l'un des autres utilisateurs de Aboweb


- une zone de saisie pour vos commentaires


- Rappel : cochez la case Rappel et complétez les informations. Le rappel s'affichera automatiquement le moment venu sur l'écran d'accueil de AboWeb. Le rappel s'affichera tant que la case "Fait" n'est pas cochée.



| Vad 

Affiche la liste des articles libres (produits autres qu’abonnements) facturés au client.




Si l'éditeur opte pour une gestion des expéditions, il est également possible de visualiser ici les numéros du colis Colissimo (voir documentation:  Gestion des expéditions).



| Aboshop

Permet de modifier le mot de passe du contact sur les boutiques .



| Export


Depuis la liste des Clients, il est possible d'exporter la sélection de clients au format Excel.


Pour exporter une liste :


Effectuez une sélection de clients selon vos propres critères de recherche

Cochez la case située dans la 1ère colonne, à gauche de l'intitulé "Code" : vous sélectionnez ainsi toutes les fiches recherchées. 

En dessous de la liste, vous avez le bouton Action. Cliquez dessus et choisissez Export Excel

Sélectionnez par un double-clic les seules rubriques à exporter, ou bien cliquez sur le bouton "Copier tout" pour les sélectionner toutes.

Cliquez ensuite sur le bouton "Exporter au format Excel"

Enregistrez le fichier sur votre disque dur en suivant les instructions affichées par votre système d'exploitation (Windows, Mac)




| Recherche rapide par rubriques


Pour rechercher des clients, utilisez en priorité les critères proposés par la fonction **Recherche rapide** :


Toutes les rubriques

Numéro de client

Nom de personne

Nom de société

Code postal

Nom de ville

Date de saisie

Code de sélection

Origine Client

etc


Cochez un de ces critères, saisissez la valeur souhaitée dans la zone de saisie située au-dessus du bouton Chercher, cliquez sur "Chercher" afin de lancer la recherche.  


Le critère "Toutes les rubriques" effectue une recherche de la valeur souhaitée dans la quasi-totalité des informations saisies sur la fiche du client. Son usage doit être parcimonieux dans le sens où le nombre de fiches trouvées risque d'être trop élevé : par exemple, si vous tapez un nom courant tel "martin", Aboweb affichera les clients dont la société, le nom, le prénom, l'une des lignes d'adresses, contient la chaîne de caractères "martin".



| Gestionnaire de tache 

Ce panneau est en lien avec les actions dans les fiches de contact. Si vous ajoutez une action à un contact et que vous définissez une date tout en cochant la case Rappel, elle apparaitra le jour choisi, dans le panneau. Une icône bleue signifie qu’il s’agit d’une action du jour. Une icône rouge signifie que la date du rappel est passée. Sélectionner l’action et cliquer sur valider permet de ne plus la retrouver dans le panneau d’accueil



| Imprimer 



Imprimer liste des tiers


Imprime la liste des tiers en pdf.


Imprimer la sélection


Imprime la liste des contacts sélectionnés en pdf.


Lettres types


                


Permet d’imprimer des lettres reprenant des informations de la fiche du contact au moyen de champs de fusion.  

Donnez un nom à votre première lettre puis cliquez sur  « Modifier ».


Composez votre lettre (elle peut être affichée et modifiée en langage HTML si nécessaire : cliquez sur l’icône HTML).


L’icône   affiche les champs de fusion disponibles que vous pouvez insérer dans votre courrier.


Sauvegardez la lettre pour enregistrer les modifications. Cliquez sur Retour pour quitter.


Sélectionnez le document souhaité dans « Lettres types enregistrées » puis cliquez sur Imprimer.


Etiquettes


Deux formats imposés :  Avery 3653 -2x7 et Avery L7159 - 3x8



| Filtre rapide 



Abonnés : affiche tous les clients qui sont ou ont été abonnés au titre sélectionné (un titre ou Tous titres).

Abonnés actifs : affiche tous les contacts actuellement abonnés pour le numéro en cours du titre sélectionné.

Non Abonnés : affiche tous les clients qui n’ont jamais été abonnés au titre sélectionné.

Abonnés échus : affiche tous les contacts qui ont été abonnés mais ne le sont plus pour les DNS saisis.

Nouveaux abonnés

Clients inactifs : affiche tous les clients sans abonnements et sans factures.