La saisie des abonnements repose sur l'existence de 3 éléments :
* Le support (titre)
* Le calendrier de parution
* L'offre d'abonnement
Grâce au paramétrage de ces 3 éléments, Mahalo automatise la saisie du premier abonnement en pré-remplissant les informations concernées dans le masque de saisie.
Avant toute saisie, il est donc indispensable que ces éléments aient été créés (Menu "Administration")
Création d'un abonnement pour un client :
Se positionner sur la fiche du client
Clic sur le bouton (...) de la fiche du client, puis "Créer un abonnement"
S'ouvre alors une nouvelle fenêtre, où renseigner les différents éléments concernant l'abonnement à créer :
Contact : Nom/Prénom ou Société pour qui l'abonnement est destiné
Date d'ordre : Date de création de l'abonnement
Exemplaire : Quantité de journaux/magazines à distribuer par livraison
Ref. Origine : Sélectionner l'origine de l'abonnement (Menu "Administration")
Offre : Sélectionner l'offre de l'abonnement (Menu "Administration")
Mode de Distribution : Sélectionner en utilisant la liste déroulante. Le mode de distribution permet de distinguer certains abonnements parmi d'autres afin de les gérer différemment au moment de la livraison. Selon les éditeurs, ce mode peut être par exemple NUMÉRIQUE, POSTAL, PORTAGE, POSTAL ETRANGER...
Édition : A renseigner dans le cas où il existe plusieurs éditions pour un même support. Certains éditeurs gèrent des parutions différentes pour un même support. Par exemple, le quotidien NICE MATIN paraît sous des éditions telles que NICE, MENTON, MONACO....
Ref. Commande : Correspond au numéro figurant sur le bon de commande de votre client; cette information est reprise sur la facture
Code partenaire/Partenaire : A renseigner si l'abonnement est issu d'un collecteur
Coupon : Saisir s'il existe le N° figurant sur le coupon de prise d'abonnement
=> Une fois toutes les zones obligatoires renseignées, l'utilisateur peut soit :
- Valider l'abonnement
- Facturer l'abonnement
Validation de l'abonnement :
1 : Affichage des informations liées à l'abonnement : Date de création, Niveau de fidélité, Nombre d’exemplaires servis
2 : Titre : Libellé du titre sur lequel porte l'abonnement
3 : Tarif : Indication du tarif sur lequel porte l'abonnement
4 : A servir : Quantité d'exemplaires à servir sur la durée de l'abonnement
5 : Numéros : Premier et dernier numéros à servir proposé en fonction du calendrier de parution
Le premier N° est modifiable si nécessaire
Le dernier N° à servir n'est pas modifiable, car il est calculé en fonction du premier N° et du calendrier de parution
6 : Prix : Affiche les montants HT et TTC de l'abonnement saisi
7 : Remise : Affiche le taux de remise affecté à l'abonnement
8 : Articles : Indique le détail de l'article affecté à l'abonnement
Facturation de l'abonnement :
Un nouvel écran apparaît pour la création de la facture :
On y retrouve toutes les informations liées au contact et à son nouvel abonnement (Adresse, Détail de l'offre, montant à régler, Créancier...)
Lors de la validation de la nouvelle facture, un message de confirmation apparaît indiquant le N° de celle-ci :
Mahalo propose alors à l'utilisateur d'ajouter un règlement à cette facture :
Un clic sur "Oui" ouvre un nouvel écran permettant la saisie de ce nouveau règlement :
Lors de la validation du nouveau règlement, un message de confirmation apparaît indiquant le N° de celui-ci :
L'utilisateur peut ensuite visualiser toutes les informations relatives à la facture et au règlement créés :
Affichage d'informations supplémentaires liées au contact et à son abonnement :
Un simple clic sur le signe ">" positionné devant le libellé du titre de l'abonnement du contact, permet d'afficher des informations supplémentaires, telles que :
- Les codes de sélection
- Les adresses (du contact, de livraison, temporaires...)
- Le mode de distribution
- Les suspensions
- Les prolongations
- Les bénéficiaires
Pour chacune d'elles, le bouton (...) permet à tout moment de pouvoir en ajouter des nouvelles.
Création d'un abonnement pour un 'Payé par' :
Un abonnement de type "Payé par" est un abonnement souscrit et payé par un intermédiaire nommé "Tiers" au profit d'une ou plusieurs autres personnes.
1 : Clic sur le bouton (...) pour afficher les informations liées au contact
2 : Sélectionner le Type de contact souhaité (ici 'Payé par')
3 : Sélectionner le 'Tiers payeur' pour le rattacher à son 'Payé par'
La saisie de l'abonnement s'effectue depuis la fiche du client 'Payé par'
On procède ensuite à la création de l'abonnement comme indiqué ci-dessus.