La saisie des abonnements repose sur l'existence de 3 éléments :
* Le support (titre)
* Le calendrier de parution
* L'offre d'abonnement
Grâce au paramétrage de ces 3 éléments, Mahalo automatise la saisie du premier abonnement en pré-remplissant les informations concernées dans le masque de saisie.
Avant toute saisie, il est donc indispensable que ces éléments aient été créés (Menu "Administration")
La création d'un abonnement peut se faire à différents niveaux dans l'application Mahalo :
* Depuis l'écran du contact qui va être décrit ci-après
* Depuis le bloc "Abonnements" du contact via le "..." et la fonctionnalité "Créer un abonnement"
* Depuis l'écran Gestion -> Abonnements avec le "..."
1. Création d'un abonnement pour un client
Se positionner sur la fiche du client
Clic sur le bouton (...) de la fiche du client, puis "Créer un abonnement"
S'ouvre alors une nouvelle fenêtre, où renseigner les différents éléments concernant l'abonnement à créer :
Contact : Nom/Prénom ou Société pour qui l'abonnement est destiné
Date d'ordre : Date de création de l'abonnement
Exemplaire : Quantité de journaux/magazines à distribuer par livraison
Ref. Origine : Sélectionner l'origine de l'abonnement (Menu "Administration")
Offre : Sélectionner l'offre de l'abonnement (Menu "Administration")
Mode de Distribution : Sélectionner en utilisant la liste déroulante. Le mode de distribution permet de distinguer certains abonnements parmi d'autres afin de les gérer différemment au moment de la livraison. Selon les éditeurs, ce mode peut être par exemple NUMÉRIQUE, POSTAL, PORTAGE, POSTAL ETRANGER...
Édition : A renseigner dans le cas où il existe plusieurs éditions pour un même support. Certains éditeurs gèrent des parutions différentes pour un même support. Par exemple, le quotidien NICE MATIN paraît sous des éditions telles que NICE, MENTON, MONACO....
Ref. Commande : Correspond au numéro figurant sur le bon de commande de votre client. Cette information est reprise sur la facture
Code partenaire/Partenaire : A renseigner si l'abonnement est issu d'un collecteur
Coupon : Saisir s'il existe le N° figurant sur le coupon de prise d'abonnement
Une fois toutes les zones obligatoires renseignées, l'utilisateur peut soit :
- Valider l'abonnement
- Facturer l'abonnement -> La facturation va être une étape obligatoire s'il s'agit d'offres de types prélèvements
2. Validation de l'abonnement
Sur cet écran, l'opérateur retrouve un ensemble d'informations :
* Affichage des informations liées à l'abonnement : Date de création, Niveau de fidélité, Nombre d’exemplaires servis
* Référence de l'abonnement
* Libellé du titre sur lequel porte l'abonnement -> Il s'agit du titre principal (ou titre maître)
* Indication de l'offre sur laquelle porte l'abonnement
* A servir : Quantité d'exemplaires à servir sur la durée de l'abonnement
* Numéros : Premier et dernier numéros à servir proposé en fonction du calendrier de parution
Le premier N° est modifiable si nécessaire
Le dernier N° à servir n'est pas modifiable, car il est calculé en fonction du premier N° et du calendrier de parution
Dans le cas de parution de type "Date à Date", les informations seront des dates de début et fin d'abonnement et non pas des numéros de parutions.
* Affichage des montants HT et TTC de l'abonnement saisi
* Affichage le taux de remise affecté à l'abonnement
* Indique le détail de l'article affecté à l'abonnement dans le bloc correspondant
3. Facturation de l'abonnement
Un nouvel écran apparaît pour la création de la facture :
Nous y retrouvons toutes les informations liées au contact et à son nouvel abonnement (Adresse, Détail de l'offre, montant à régler, Créancier...)
Lors de la validation de la nouvelle facture, un message de confirmation apparaît indiquant le N° de celle-ci :
4. Création du règlement
Mahalo propose alors à l'utilisateur d'ajouter un règlement à cette facture :
Un clic sur "Oui" ouvre un nouvel écran permettant la saisie de ce nouveau règlement :
Lors de la validation du nouveau règlement, un message de confirmation apparaît indiquant le N° de celui-ci :
L'utilisateur peut ensuite visualiser toutes les informations relatives à la facture et au règlement créés :
5. Divers
Un simple clic sur le signe ">" positionné devant le libellé du titre de l'abonnement du contact, permet d'afficher des informations supplémentaires :
- Les codes de sélection
- Les adresses (du contact, de livraison, temporaires...)
- Le modes de distribution
- Les réassorts
- Les suspensions
- Les prolongations
- Les bénéficiaires
Pour chacune d'elles, le bouton (...) permet à tout moment de pouvoir procéder à différents ajouts/modifications.
6. Création d'un abonnement pour un 'Payé par'
Un abonnement de type "Payé par" est un abonnement souscrit et payé par un intermédiaire nommé "Tiers" au profit d'une ou plusieurs autres personnes.
1 : Clic sur le bouton (...) pour afficher les informations liées au contact
2 : Sélectionner le Type de contact souhaité (ici 'Payé par')
3 : Sélectionner le 'Tiers payeur' pour le rattacher à son 'Payé par'
La saisie de l'abonnement s'effectue depuis la fiche du client 'Payé par'
On procède ensuite à la création de l'abonnement comme indiqué ci-dessus.