Il est important de distinguer 2 modes de saisie de règlements dans Mahalo :
- le règlement de facture
- le règlement "au comptoir" pour les abonnements sans facture
Pour chacun de ces modes de saisie, il existe 2 types de règlements :
- le règlement standard (par chèque, espèces, etc)
- le règlement par prélèvement (sur RIB ou sur CB)
Règlement standard de facture
Pour effectuer le règlement d'une facture :
- ouvrez la facture (mode création ou modification)
- cliquez sur le bouton "Ajouter règlement"
- vérifiez et complétez les différents champs :
la date de règlement : il s'agit de la date à laquelle vous enregistrez ce règlement dans Mahalo. N'y indiquez pas la date figurant sur le chèque par exemple.
mode de paiement : la liste des Modes de paiement peut être prédéfinie dans Paramétrages / Aides à la saisie.
banque émettrice : la liste des Banques peut être prédéfinie dans Paramétrages / Aides à la saisie.
numéro de chèque
montant réglé : GesMag Aboweb propose le montant de la facture; modifiez le montant réglé le cas échéant.
Toutes ces informations sont imprimées sur la facture; elles sont également exploitées pour l'impression du Bordereau de remise en banque et du Journal des Règlements.
CS Règlement : (CS = Code de Sélection) information libre. La liste peut être prédéfinie dans Paramétrages / aides à la saisie / Journal de règlements.
Banque de dépôt : votre compte bancaire sur lequel est remis le paiement.
Règlement "au comptoir" (règlement d'abonnement non facturé)
Un règlement au comptoir est rattaché à un abonnement et non à une facture.
Son usage est prévu pour l'enregistrement des règlements d'abonnements dont la facture a été établie sur un système autre que GesMag Aboweb.
Dans tous les autres cas, pour des considérations comptables, nous vous recommandons de systématiquement facturer vos abonnements avant d'enregistrer leur règlement.
L'enregistrement d'un règlement au comptoir s'effectue depuis la fiche Abonnement (création ou modification d'abonnement).
Les informations sont identiques à celles d'un règlement de facture (voir ci-dessus): les informations saisies figureront donc dans le Journal de règlement et le bordereau de remise en banque.
Saisie des règlements de type prélèvement sur RIB
Un règlement de type Prélèvement peut être rattaché à une facture ou bien à un abonnement (règlement au comptoir).
La saisie d'un règlement de type "Prélèvement" a notamment pour but d'enregistrer les coordonnées bancaires du client ainsi que la ou les différentes dates de prélèvement à venir. Ces informations seront exploitées par la fonction de création d'un fichier EDI destiné à votre banque.
Lors de la saisie du règlement, optez pour "Règlement sur RIB" dans la liste Type de règlement.
Le masque de saisie se modifie et de nouveaux champs apparaissent :
Montant à prélever : montant global de la facture ou de l'abonnement
Nombre de prélèvement : nombre de prélèvements à effectuer (exemple : 4 pour un abonnement annuel prélevé tous les 3 mois)
Prélevé à partir du : date à laquelle le premier prélèvement aura lieu.
Titulaire : nom du client à débiter
Prélèvement tous les : fréquence des prélèvements exprimée en nombre de mois (exemples : 3 dans le cas d'un prélèvement trimestriel; 1 si la totalité du montant à payer est prélevée en 1 seule fois)
Banque : nom de la banque Débitrice
RIB : informations bancaires du client à débiter
| Avoir
Rôle des avoirs dans la gestion des abonnements
Généralement, l'avoir a pour but de solder une facture impayée (donc sans règlement), dans ce cas, il est inutile d'enregistrer le règlement de l'avoir. L'avoir soldera automatiquement le montant de la facture.
Si la facture est réglée, il vous faudra rembourser le client en enregistrant un règlement sur l’avoir, dans ce cas précis, les informations à saisir sur la fiche du règlement concernent votre propre banque.
Le montant de l’avoir tient compte des numéros déjà livrés : il est donc égal au nombre de numéros restant à servir, multiplié par le prix moyen du numéro (pour cet abonnement).
Vous pouvez activer ou désactiver l'avoir au prorata dans les paramétrages de facturation de la société concernée. En cochant la case de Avoirs calculés au prorata
Pour créer un avoir sur une facture, il faut :
Rechercher et ouvrir la facture
Cliquer sur le bouton situé en bas de la facture, après les règlements
Cliquer ensuite sur pour enregistrer l'avoir
GesMag propose alors de suspendre l'abonnement du client, il faut alors cocher l'abonnement concerné puis cliquer sur le bouton .
Dans la liste des factures, la colonne Infos affiche le numéro de la facture correspondant à l'avoir crée.
| Grand livre des mouvements