Qu'est-ce qu'un format de fichier ?
Un format de fichier correspond à une structure de données, qui aura été préalablement paramétrée et enregistrée.
Ce format pourra ensuite être sélectionné dans les différents écrans de Mahalo, là où l'utilisateur sera en mesure de sélectionner un fichier lors d'une procédure d'import ou d'export de données.
Il devra alors sélectionner un format bien défini, correspondant à l'action qu'il souhaite mener.
Menu "Administration", onglet "Formats"
1 : Liste des références existantes. Chaque format possède sa propre référence (que l'on peut choisir d'afficher par ordre croissant ou décroissant)
2 : Liste des libellés correspondant aux références (un libellé différent pour chaque format)
3 : Sélection parmi tous les types de formats déjà existants (Ex : Export de commandes, de calendriers, de règlements, de la dette, import de contacts, de calendriers, d'offres, d'éditions, d'abonnements.....)
4 : Affectation d'un format par défaut si souhaité par l'administrateur de Mahalo
5 : Un clic sur le bouton (...) permet d'accéder à différentes fonctions (Ajouter / Supprimer / Dupliquer un format)
Comment créer un nouveau format ?
6 : Affecter un nom au nouveau format de fichier à créer (c'est ce nom qui apparaîtra ensuite dans la colonne 'Libellé' de l'écran précédent)
Ex :
7 : Sélectionner le type de format parmi tous les types existants (Export de commandes, de calendriers, de règlements, de la dette, import de contacts, de calendriers, d'offres, d'éditions, d'abonnements.....)
Ex :
8 : Sélectionner un séparateur de champs (Tabulation, virgule, point-virgule...). Le fichier qui sera traité avec ce format devra impérativement avoir ce séparateur dans sa structure
Ex :
9 : Sélectionner l'extension du format du fichier qui sera utilisé (txt ou csv). Il est possible de ne pas en choisir un des deux, et de prendre 'Non spécifié'. Il est cependant recommandé de préciser une extension, dans le but d'avoir un fichier à traiter plus lisible
Ex :
10 : Possibilité d'ajouter une rubrique afin de spécifier le nom du fichier généré (en cas d'export)
Si on sélectionne la rubrique 'Titre' ou un format de date prédéfini, celui-ci se mettra en place en tant que nom du fichier
Exemple 1 : Sélection de la rubrique "Date yyyyMMdd" :
Cela signifie que le nom du fichier exporté se présentera sous la forme définie (année sur 4 caractères, mois et jour du 2 caractères : Ex : 20221011)
Exemple 2 : Sélection de la rubrique "Titre" :
Il faudra ensuite renommer ce nom de fichier à sa convenance. Ainsi, si le nom du fichier est précisé (Ex : remplacer "TITRE" par "EXPORT-ABONNES"), alors tous les fichiers qui seront traités avec ce format de fichier porteront ce libellé.
11 : Avec ou sans en-tête : Sélectionner cette option si le fichier d'import contient des en-têtes de colonnes
Ex :
12 : Choisir ou pas de tasser les adresses (tasser des adresses revient à normaliser celles-ci et à les concaténer : utilisé dans le cas de création de fichiers de livraison)
13 : Affecter ou pas ce nouveau format 'par défaut' : Si cette option est cochée, ce sera ce format qui sera automatiquement proposé lorsque l'utilisateur souhaitera effectuer l'action sélectionnée dans le Type de Format (import de contacts, de calendriers, d'offres, d'abonnements...) (Point 7)
14 : Paramétrage des champs dans l'en-tête
Si la présence d'en-tête de colonnes est souhaitée, il faudra définir ces champs parmi la liste de tous les champs disponibles (Civilité, Nom, Prénom, N° et libellé de voie, Code postal, ville.....)
15 : Paramétrage des champs dans le contenu du format
Il faut à cet endroit définir quels sont les champs d'informations que l'on souhaite retrouver dans le contenu du fichier à traiter
Ex : Pour ce nouveau format de fichier, les champs devront apparaître selon cet ordre précis :
En cas d'erreur dans l'ordre des champs, il est à tout moment possible de modifier cet ordre à l'aide des flèches montantes et descendantes présentes devant le nom du champ :
16 : Validation du nouveau format
Important : Le bouton vert (+) présent dans les rubriques "En-tête" et "Contenu" permet l'ajout de champs supplémentaires dans ces 2 rubriques