La première étape, dans la gestion des relances est la création du format de fichier de relance.
1/ Création du format
La fonctionnalité est accessible dans : Administration --> Formats
En faisant "..." puis "Ajouter un format" :
Vous arrivez sur l'écran suivant où vous devez procéder à un ensemble de paramétrages, dont le nom du fichier, le type de format (Relance, dans ce cas précis), le séparateur et l'extension, ainsi que le nom du fichier.
Pour que le fichier porte le nom "Relance + Titre" il faut aller sélectionner la partie titre, dans Rubriques en faisant "Ajouter".
Pour créer le contenu du format, il faut utiliser la fonctionnalité "+" du contenu et ajouter, les différents champs correspondants.
2/ Relances des abonnements
La fonctionnalité est disponible dans l'onglet "Logistique" puis "Relance". Pour pouvoir exploiter celle-ci, il faut avoir sélectionné un titre (support) au préalable.
Il est possible d'effectuer des relances sur les abonnés directement livrés (relance) mais aussi sur les tiers (relance des tiers)
Il faut ensuite sélectionner :
* Les parutions (ou dates) pour lesquelles, vous souhaitez faire des relances
* Le format
* Les options à définir, selon les besoins propres à chacun
Une fois, ces opérations réalisées, vous pouvez cliquer sur la fonctionnalité "Relancer".
Le suivi du traitement s'effectue par la suite, depuis l'écran de la page d'accueil (Dashboard)
3/ Génération du fichier de relance
Une fois le traitement précédé, réalisé, il faut cliquer sur l'icône relative au petit oeil
L'écran suivant permet de visualiser le nombre de relances sélectionnées, le rang de relance et la possibilité de les exporter par courrier ou par email.
La fonctionnalité "Relancer par courrier" va générer le fichier de relance. Le suivi du traitement s'effectue là aussi, sur la page d'accueil.
Le (1) permet de visualiser le fichier de relances. Le (2) permet de valider les relances de réabonnements et mettre à jour le rang de relance si l'option "validation" avait été préalablement cochée.