Cette fonctionnalité permet d'importer une liste de contacts dans Mahalo, issus d'un fichier externe, sans avoir à les saisir unitairement. Elle est disponible via l'écran "Logistique" puis "Import" puis "Contact"
Cette fonctionnalité d'import permet de créer de nouveaux contacts mais aussi de procéder à des modifications sur des contacts existants, grâce aux différentes options de gestion des doublons.
L'outil importe par défaut en France avec des codes postaux sur 5 caractères strictement. Si le fichier d'import contient des étrangers, il faut rajouter une colonne avec le code ISO pays. Veuillez utiliser cette liste pour trouver le bon code ISO ISO 3166-1 alpha-2 du pays concerné : https://www.atlas-monde.net/codes-iso/
1. Description de la fonctionnalité et des paramètres
L'utilisateur doit réaliser plusieurs actions, avant d'exploiter la fonctionnalité :
* Sélectionner le Format du fichier à importer (permet de choisir une structure de données préalablement enregistrée).
=> Les différents formats sont à paramétrer dans le menu "Administration", onglet "Formats" puis type de format "Import de contacts"
=> Paramétrage des formats de fichiers
L'utilisateur doit disposer d'un fichier au format bien défini : Extension (txt ou csv) avec séparateur (, ou ; ou Tab ou |) comportant une liste d'abonnés destinés à être importés dans Mahalo
* Sélectionner le Modèle de doublon à appliquer pour ce fichier
=> Les modèles sont à paramétrer dans le menu "Administration", onglet "Modèles de doublons"
=> Paramétrage des modèles de doublons
* Choisir le fichier à importer en sélectionnant son emplacement
* Sélectionner les différentes options relatives à la gestion des doublons
Ne pas importer la fiche si le client existe déjà : si le contact existe (code client et/ou contrôle de doublon), on ne l'importe pas et on ne le modifie pas. Si le contact n'existe pas, il sera créé
Attribuer un nouveau contact si celui-ci existe déjà : si le contact existe ou pas, un nouveau contact sera créé
Modification uniquement : Modification d'un contact existant (code client obligatoire). Si un contact n'existe pas, le fichier sera rejeté.
* Sélectionner les différentes options relatives à la gestion d'adresses
Convertir en majuscules
Retirer la ponctuation
* Importer
Attention : Les fichiers d'import ne doivent pas contenir de lignes vides
2. Mise en situation
Exemple de fichier contenant une liste de contacts :
Sélectionner un format de fichier (ex : Import_gratuit_echu)
Sélectionner un modèle de doublon :
Le modèle de doublon "nom+prénom" signifie que MAHALO contrôlera, lors de l'import, si l'association du nom et du prénom existe déjà parmi les abonnés présents.
Le même principe s'applique selon que l'utilisateur souhaite par exemple détecter d'éventuels contacts en doublons selon leur Email, ou selon l'association 'Nom+prénom+cp+ville'.
Ces éléments seront à définir dans le paramétrage du modèle de doublon.
Choisir le fichier à importer en le sélectionnant à son emplacement, choisir les différentes options puis 'Importer'
Une fenêtre apparaît indiquant que l'import est en préparation :
MAHALO envoie ensuite l'utilisateur vers le Dashboard :
Dans la liste des traitements, l'importation d'adresses est indiquée, et le statut 'TERMINE' en vert signifie que l'opération s'est correctement effectuée :
L'utilisateur peut alors visualiser le détail du traitement en cliquant sur l'oeil :
Mahalo affiche l'aperçu du traitement selon différentes informations :
* Un rappel du nom du fichier / modèle de doublon / options séléctionné au préalable
* Un aperçu du traitement
* Le détail de celui-ci
L'utilisateur doit procéder à l'étape de validation via la fonctionnalité "Valider"
A nouveau, une fenêtre s'affiche :
Si l'utilisateur consulte, la liste des contacts, ceux issus de notre exemple ont bien été créés avec un code client associé
3. Gestion des doublons
Import de 2 contacts dont 1 est déjà présent dans MAHALO
L'aperçu du traitement indique que sur le nombre de lignes à importer, 1 est en doublons :
Si l'utilisateur clique sur "Ligne avec correspondance", il ne visualisera que les contacts ayant des doublons.
Si l'utilisateur clique sur valider, le process d'import est donc activé. L'utilisateur peut ensuite aller visualiser le résultat final de son import : 1 ligne sera rejetée avec l'information "le contact existe déjà". L'autre contact, sera lui, bien créé.
4. Import de différents types de contacts
Dans le contenu du fichier d'import, si aucun champ "Type de contact" n'est spécifié, alors les contacts importés auront tous le type 'CLIENT'
Si on souhaite importer différents types de contacts, alors il est nécessaire d'ajouter une colonne supplémentaire "Type de contact". (Il faudra également que ce champ supplémentaire soit ajouté dans le paramétrage du fichier d'import).
Les types de contacts :
Vide : CLIENT
1 : TIERS
2 : PAYES
3 : PROSPECTS
4 : PRESCRIPTEURS