Cette procédure indique la démarche à suivre pour importer une liste de contacts dans Mahalo, issus d'un fichier externe, sans avoir à les saisir unitairement.
Cette fonctionnalité d'import n'est actuellement disponible que pour la création de nouveaux contacts. Elle permettra prochainement de réaliser des imports pour modifier des contacts existants.
Menu "Logistique", onglet "Import"
Depuis cet écran d'import, ouvrir la combo-liste, puis sélectionner "Contact"
Affichage de la fenêtre d'import de Contacts :
1 : Sélectionner le Format du fichier à importer (permet de choisir une structure de données préalablement enregistrée).
=> Les différents formats sont à paramétrer dans le menu "Administration", onglet "Formats"
=> Paramétrage des formats de fichiers
L'utilisateur doit disposer d'un fichier au format bien défini : Extension (txt ou csv) avec séparateur (, ou ; ou Tab ou |) comportant une liste d'abonnés destinés à être importés dans Mahalo
2 : Sélectionner le Modèle de doublon à appliquer pour ce fichier
=> Les modèles sont à paramétrer dans le menu "Administration", onglet "Modèles de doublons"
=> Paramétrage des modèles de doublons
3 : Choisir le fichier à importer en sélectionnant son emplacement
4 : Lancer l'import du fichier
Attention : Les fichiers d'import ne doivent pas contenir de lignes vides
Mise en situation :
Exemple de fichier contenant une liste de contacts :
Important : Si le fichier d'import contient des codes postaux, il est impératif qu'ils soient saisis sur 5 caractères.
Sélectionner un format de fichier (ex : Import_gratuit_echu)
Sélectionner un modèle de doublon :
Le modèle de doublon "nom+prénom" signifie que MAHALO contrôlera, lors de l'import, si l'association du nom et du prénom existe déjà parmi les abonnés présents.
Le même principe s'applique selon que l'utilisateur souhaite par exemple détecter d'éventuels contacts en doublons selon leur Email, ou selon l'association 'Nom+prénom+cp+ville'.
Ces éléments seront à définir dans le paramétrage du modèle de doublon.
Choisir le fichier à importer en le sélectionnant à son emplacement, puis 'Importer'
Une fenêtre apparaît indiquant que l'import est en préparation :
MAHALO envoie ensuite l'utilisateur vers le Dashboard :
Dans la liste des traitements, l'importation d'adresses est indiquée, et le statut 'TERMINE' en vert signifie que l'opération s'est correctement effectuée :
5 - L'opérateur peut alors :
Mahalo affiche l'aperçu du traitement indiquant le nombre de lignes importées, rejetées et en doublons :
Ainsi que le détail du traitement :
6 - Valider : Une fenêtre apparaît indiquant que l'import est en préparation :
La validation de l'import d'adresses apparaît également dans la liste des traitements :
A cette étape, l'import des contacts et de leurs adresses est terminé.
Mahalo propose le téléchargement des lignes importées sous la forme d'un fichier compressé (.zip)
Mahalo archive le fichier ainsi que la ligne de traitement d'import sur le dashboard
Que se passe-t-il si des doublons sont détectés ?
Import de 5 contacts dont 4 sont déjà présents dans MAHALO
L'aperçu du traitement indique que sur le nombre de lignes à importer, 4 sont en doublons :
Cliquer sur le nombre indiquant la quantité de lignes en doublons :
MAHALO affiche la liste des contacts en doublons et donc déjà existants (selon le modèle de doublons sélectionné) :
Comment importer différents types de contacts ?
Dans le contenu du fichier d'import, si aucun champ "Type de contact" n'est spécifié, alors les contacts importés auront tous le type 'CLIENT'
Ex :
Si on souhaite importer différents types de contacts, alors il est nécessaire d'ajouter une colonne supplémentaire "Type de contact". (Il faudra également que ce champ supplémentaire soit ajouté dans le paramétrage du fichier d'import).
Les types de contacts :
Vide : CLIENT
1 : TIERS
2 : PAYES
3 : PROSPECTS
4 : PRESCRIPTEURS
Ex :
Une fois le contenu du fichier ci-dessus importé, alors les contacts seront des PROSPECTS