Le Module de transfert en comptabilité a pour objectif de faciliter
l'enregistrement des écritures comptables liées aux mouvements saisis dans
Subsuite.
Grâce à ce module, aucune ressaisie d’écriture n’est nécessaire dans le
logiciel de comptabilité générale. Le module de Transfert en comptabilité
génère des fichiers compatibles avec les principaux logiciels de comptabilité
générale (Sage, Ciel) ainsi qu'avec toute application similaire dotée d'un
outil d'importation d'écritures paramétrable.
Le Module de transfert en comptabilité permet la passation des écritures
suivantes :
Les factures
les avoirs
les règlements de factures
Les règlements des avoirs
Paramétrage
Avant de créer votre fichier d’écritures comptables, vous devrez définir les informations indispensables au contenu d'un fichier d'écritures :
Les codes des journaux de ventes et de trésorerie : Administration è Sociétés è Comptabilité :
Divers paramètres permettent d'affiner le contenu et la présentation du fichier des écritures (regroupement pas numéro de compte, taille des numéros de compte...)
Le regroupement des lignes est facultatif. Il apporte toutefois l’intérêt de réduire le nombre d’écritures générées dans la comptabilité générale, cela pour une ou plusieurs classes de comptes.
Ainsi, toutes les lignes d’écritures utilisant un même numéro de compte dans un même journal et dont le montant est imputable dans le même sens (débit ou crédit) seront regroupées sur une ligne d’écriture unique.
La gestion des comptes auxiliaires et analytiques n’est prise en compte que pour le logiciel SAGE et fichier texte standard avec analytique (point virgule).
(La table t_societes contient les champs à paramétrer)
Et Administration è Sociétés è Banques è Comptabilité :
La table t_banques_depot contient les champs à paramétrer.
Les comptes clients (compte général, compte auxiliaire) : Gestions è Contacts : Pavé « Gestion client »
La table t_clients contient les champs COMPTE_GENERAL et COMPTE_AUXILIAIRE
Les comptes produits : Administration è Offres è Abonnement simple è Comptes produit
La table t_tarif_zone contient la liste des comptes par tarif ou article.
Et Administration è Offres è Articles è Comptes Produit
Les comptes de TVA : Administration è Paramétrage è Liste des TVA
La table t_taux_tva_zone contient la liste des TVA
Saisie rapide
Il est possible de renseigner en automatique certains comptes.
Les comptes produits des articles
Les comptes produits des abonnements
Administration è Sociétés è Comptes produits :
Permet d’affecter à tous les articles le même compte produit.
Renseignez les comptes produits et cliquez sur « Appliquer aux tarifs ».
Administration è Supports è Comptes produits :
Permet d’affecter à tous les abonnements simples d’un support le même compte produit.
Renseignez les comptes produits et cliquez sur « Appliquer aux tarifs ».
Lancement
Finance è Traitements comptables è Transfert en comptabilité
Du… Au… (1) (2): saisissez des dates de la période des écritures à transférer
Cochez les types de mouvements à transférer (3) (4) : factures et/ou Règlements
Générer le fichier des écritures (5): cochez pour générer le fichier
Valider les écritures (6): ne cocher que si le fichier généré est correct, il ne doit plus y avoir de fichier d’anomalies.
Cliquez sur le bouton « Chercher » (7) pour lancer le traitement.
Une fois le traitement terminé, sur le Dashboard, apparaît la ligne :
Type : Transfert comptable
1 è permet de visualiser le traitement et de modifier directement les erreurs rencontrées.
Les anomalies peuvent provenir des clients, des règlements ou des tarifs (1). Il faut vérifier que les 3 onglets n’ont pas d’anomalies.
Les anomalies s’affichent grâce au Statut (2), sélectionnez le statut « A valider » et cliquez sur le crayon pour apporter les modifications en masse (3) ou à la ligne (4).
Correction en masse (3)
Correction manuelle (4)
Une fois la ou les correction(s) apportée(s) « Valider ».
Au final dans les 3 onglets, Clients, Règlements et Tarifs, toutes les lignes doivent avoir le Statut « Validés » qui est représenté par une encoche verte.
Une fois toutes les anomalies corrigées vous pouvez cliquer sur « Relancer le traitement 
. Un nouveau fichier est généré, vous pouvez le télécharger.
2 è permet de télécharger le fichier généré. Le fichier se nomme « Transfert comptabilité au AAAMMJJHHMMSSXXX.zip ».
AAAAMMJJ représente la date du jour du traitement ;
HHMMSS représente l’heure, la minute et la seconde du jour du traitement ;
XXX représente un compteur.
Ce fichier, une fois décompressé, comporte à minima les anomalies rencontrées. Elles sont stockées par type dans des fichiers PDF :
Anomalies_comptes_client.pdf è liste les codes contacts ayant un compte général et/ou auxiliaire non renseignés.
Anomalies_reglements.pdf è liste les règlements pour lesquels la banque de remise a un compte non renseigné.
Anomalies_tarifs.pdf è liste les codes tarifs des abonnements simples ou des articles pour lesquels les comptes ne sont pas renseignés.
Anomalies_titres.pdf è liste les codes supports pour lesquels les comptes ne sont pas renseignés.
Si les fichiers ne comportent aucune anomalie alors le fichier comptable est généré.
Il se nomme « Fichier Comptable de NOM DE LA SOCIETE du JJMMAAAA.PNM » si c’est un export vers SAGE.
Il se nomme « Fichier Comptable de NOM DE LA SOCIETE du JJMMAAAA.txt » si c’est un export vers CIEL ou Fichier texte standard.
Un fichier récapitulatif est aussi créé, il se nomme
« Récapitulatif de transfert en comptabilité du JJ1_MM1_AAAA1 au JJ2_MM2_AAAA2.pdf »
JJ1_MM1_AAAA1 correspond à la date de début de la période
JJ2_MM2_AAAA2 correspond à la date de fin de la période
Validation des écritures
Après vérification que les fichiers d’anomalies sont vides et que le service comptable peut traiter le fichier, il faut valider les écritures. Ce traitement permet de «marquer» les factures et/ou règlements comme exportés et donc de ne plus faire l'objet d'un autre transfert.
Sur le Dashboard, cliquez sur l’icône « Visualiser » du traitement de « Transfert comptabilité ».
Un récapitulatif s’affiche à l’écran. Il doit correspondre aux montants indiqués dans le fichier généré.
Pour accepter la période transférée, cliquez sur « Valider ».
Structure des fichiers d’écritures comptables
Subsuite propose 4 formats de fichiers d’écritures comptables :
- Fichier Texte standard
- Fichier pour SAGE Compta (fichier texte dit "PNM" dont la structure est celle
exigée par Sage Compta)
- Fichier pour CIEL Compta Windows (fichier Texte dont la structure est celle
exigée par CIEL Compta version Windows).
- Fichier Texte standard avec analytique (point virgule)
Avertissement : Les structures de ces fichiers sont programmées et non modifiables par
l’utilisateur. Elles sont données à titre indicatif et peuvent être modifiées en fonction de l’évolution
des logiciels de comptabilité concernés ou de l’évolution de Subsuite.
Fichier Texte standard :
Fichier avec séparateur Tabulation. Le fichier créé ne contient aucune ligne
d’entête. Le séparateur de décimales peut être choisi (point ou virgule).
A ce jour, Subsuite ne gère pas le compte Analytique pour ce fichier Texte.
Description d'un enregistrement :
Compte Général
Compte Auxiliaire
Code Journal
Débit
Crédit
Date
Libellé de l'écriture
Numéro de pièce
Période du
Période Au
Code Client
Société
Civilité
Nom
Prénom
Adresse 1
Adresse 2
Adresse 3
Code Postal
Ville
Fichier SAGE Comptabilité :
Le fichier créé est un fichier "PNM" dont la structure correspond à celle exigée
par SAGE. Gestion possible d'un compte analytique.
Fichier texte de longueur fixe. L’extension du nom du fichier créé est .PNM
Description d'un enregistrement :
Code Journal 3 caractères
Date de pièce 6 caractères format JJMMAA
Type de pièce 2 caractères
Compte général 13 caractères
Type de compte 1 caractère
Compte auxiliaire ou section analytique 13 caractères
N° de pièce 13 caractères
Libellé de l’écriture 25 caractères
Mode de paiement 1 caractère
Date d’échéance 6 caractères
Sens 1 caractère D ou C
Montant de l’écriture 20 caractères
Type d’écriture 1 caractère
Référence écriture 7 caractères
Fichier CIEL Compta Windows :
Fichier texte de longueur fixe dont la structure est celle exigée par CIEL Compta.
A ce jour, Subsuite ne gère pas le compte Analytique pour ce fichier Texte.
Description d'un enregistrement :
N° de mouvement 5 caractères
Code du journal 2 caractères
Date d’écriture 8 caractères format AAAAMMJJ
Date d’échéance 8 caractères format AAAAMMJJ
N° de pièce 12 caractères
Compte 11 caractères
Libellé écriture 25 caractères
Montant 13 caractères (dont 2 décimales)
Débit/Crédit 1 caractère D ou C
N° de pointage 12 caractères
Code analytique 6 caractères Non géré
Libellé (Nom client) 34 caractères
Fichier Texte standard avec analytique (point virgule)
Fichier avec séparateur ; (point virgule). Le fichier créé contient une ligne
d’entête. Le séparateur de décimales peut être choisi (point ou virgule).
Description d'un enregistrement :
Journal
Journal des ventes (Administration ==> Sociétés ==> Comptablité
ou
Journal de banque (Administration ==> Sociétés ==> Banques ==> Comptablité)
DateFin 10 caractères
Type de pièce 2 caractères (FC ==>Facture AC ==> Avoir et RC ==> Règlement)
Compte
Compte général du client
Compte HT (Administration ==> Offres ==> Comptes produit)
Compte TVA (Administration ==> Paramétrage ==> Liste TVA )
Compte de banque (Administration ==> Sociétés ==> Banques ==> Comptablité)
Aux_Ana
Compte auxilliaire du client
Ou
Compte analytique de l’offre
NoPiece 13 caractères
Numéro de facture ou d’avoir
Libelle
Libellé de la pièce
MODE DE PAIEMENT
Si la clé système TRANSFERT_COMPTA_MODE_PAIEMENT est
Activée.
Sens
D (Débit) ou C (Crédit)
Montant
Montant de l’écriture
NoLigne
Numéro de ligne