Principe :
La balance carrée croise les informations de 4 états : Dette / Chiffres Affaires (en fonction des livraisons) / Créances clients / Export des encaissements
Elle se lance via une tache planifiée, et permet l'édition d'un état détaillé et d'un autre état synthétique
Le principe est de calculer les 4 états sur un mois M et de croiser les données avec le mois M-1, de pouvoir valider le calcul et ainsi stocker les résultats pour une prochaine édition
Le traitement se fait forcément sur un mois complet
La balance carrée dans MAHALO :
La notion de balance carrée n'existe pas en soi dans Mahalo. Il ne s'agit en fait que d'une concaténation d'états statistiques.
1 : Sélection de la période (Mois) sur laquelle effectuer le calcul
2 : Sélection des options d'impression
- Détaillée : comporte tous les abonnements – selon les options cochées - sur la période sélectionnée
- Synthétique : comporte une ligne « Totaux »
3 : Sélection des paramètres des 4 éléments qui composent la balance carrée
- Dette : Dette réglée à fin de mois sur les N° à servir
- CA : Livraison des N° réglés du mois + Grâces copies récupérées sur le mois + Réassorts
payants servis du mois
- Créances : Dette non réglée à fin de mois sur les N° servis
- Encaissements : Chiffres obtenus depuis le journal des règlements
Pour information :
- Prélèvement : Le mode de paiement n’influe en rien dans les calculs
- Suspendus : Les suspendus non réglés sont dans la dette éditeur
- Les ADL : Il n'y a pas de dette. Ils sont installés et considérés comme réglés le mois même
Calculs et définitions :
Les valeurs présentes dans la Balance carrée incluent les montants HT, TVA, TTC pour chaque élément qui la constitue : dette, CA des N° livrés, encaissements, créances, réassorts et récupération des grâce-copies, écarts de règlement (pertes, trop perçus).
Tous ces montants sont affichés pour le mois M et le mois M-1.
Une dernière valeur affiche la variation : cette valeur doit être proche de 0 pour un équilibre parfait.
Dette du mois M = Dette (M-1) + Prise (M) – CA (M)
CA = Chiffre d’Affaires du/des N° livré/s. Valorisation des abonnements servis dans le mois
Prise = encaissements M + Créances clients (M) - Créances clients (M-1)
Encaissements : part réglée pour les abonnements au titre concerné par le calcul de la Dette.
Exemple : facture de 200 euros réglée en une fois. La facture est constituée d’un abt au titre 1 pour 120 euros et d’un abt au titre 2 pour 80 euros.
Dans le calcul des encaissements pour le titre 1, c’est 120 euros qui sera retenu.
Si l’abonné a réglé 50% de la facture, la part encaissée sur le titre 1 sera de 50% du montant de l’abonnement, soit 60 euros dans cet exemple.
Les encaissements sont tous calculés au prorata du solde de la facture.
La Balance Carrée tient également compte des mouvements suivants :
Récupération des grâces-copies : une grâce-copie est un numéro livré après échéance de l’abonnement. Ces numéros prolongeant gracieusement l’abonnement du client, ils ne génèrent pas de CA au moment de leur livraison. Pas de dette non plus puisqu’il n’y a pas eu renouvellement de l’abonnement échu.
Si le client se réabonne après réception des grâces-copies, l’éditeur peut faire débuter le réabonnement à partir des numéros initialement servis gracieusement : ces numéros doivent donc être intégrés rétroactivement dans le CA des numéros déjà livrés.
Réassorts : les réassorts sont constitués d’un ou plusieurs numéros débutant un nouvel abonnement ou un réabonnement alors que ces numéros ont déjà été livrés : le CA de ces numéros a lui aussi été déjà valorisé. Pareillement à la récupération des grâce-copies, les numéros souscrits après livraison doivent être réintégrés dans le CA des N° livrés.