Cette procédure indique la marche à suivre pour fusionner 2 contacts entre eux, en cas de présence de doublons.
L'opération peut se réaliser depuis la fiche client ou bien depuis l'écran général des contacts.
1. Fiche client
1 - Se positionner sur la fiche d'un des 2 contacts à fusionner
2 - Un clic sur le bouton (...) permet d'accéder à une liste de fonctions
3 - Fusionner le client
4 - Le contact sélectionné au préalable apparaît en temps que contact en doublon
5 - Choisir le contact à conserver en le sélectionnant parmi tous les contacts existants (saisir directement son Numéro, son Nom, son Prénom, ou sa société) :
6 - Cliquer sur le bouton (=><=) permet d'inverser ces 2 cadres.
Ainsi, le contact initialement sélectionné en doublon devient le contact à conserver :
De la même manière, un nouveau clic sur ce même bouton (=><=) va également inverser ces 2 cadres :
Dans l'exemple ci-dessus, le contact en doublon "EHPAD" (N°514919) sera fusionné avec le contact à conserver "EHPAD AIR DU TEMPS" (N°673468). C'est donc bien ce dernier qui sera conservé.
7 - L'utilisateur peut choisir ou non de supprimer le contact en doublon une fois la fusion effectuée.
Dans l'exemple utilisé, c'est le contact en doublon "EHPAD" qui sera supprimé (si l'option est cochée)
8 - Liste des informations importantes à prendre en compte :
- Fusion des données :
- Adresses : Récupération de l'adresse du client à conserver
- Abonnements : Conservation de tous les abonnements des 2 fiches client
- Factures : Conservation de toutes les factures des deux fiches client
- Règlements : Conservation de tous les règlements des deux fiches client
- La suppression du contact à fusionner entraîne la perte de toutes ses données
- Cette action ne peut pas être annulée
9 - Valider
La fusion des 2 contacts est à présent terminée.
Ainsi, selon l'option que l'opérateur aura choisie, le contact en doublon aura été entièrement supprimé.
Information : Il est important de respecter la typologie des clients à fusionner. Ainsi, un Client sera fusionné avec un autre Client, un Prospect avec un autre Prospect, un Payé avec un autre Payé (sans la nécessité qu'ils possèdent le même Tiers). De même, deux Tiers ne pourront pas être fusionnés ensemble.
Important : Nous attirons votre attention sur l'utilisation de cette fonctionnalité. Elle est en effet à utiliser avec beaucoup de précautions, étant donné que toute fusion de contacts est définitive. Cependant, à date du 13/06, une amélioration permet de tracer la fusion dans une note, avec les informations de l'ancien code client.
Exemple : ci-après :
2. Fusionner deux contacts depuis l'écran de contacts
L'opérateur ouvre un écran vide où il pourra venir renseigner les deux codes clients concernés par la fusion