1/ Rappel
Depuis juin 2014, les fournisseurs de l'Administration Publique sont dans l'obligation d'émettre leurs factures au format électronique.
Pour accompagner cette obligation, l'État a créé Chorus Pro, un portail mutualisé de facturation électronique.
Elle offre aux émetteurs comme aux récepteurs un traitement simplifié des factures électroniques.
2/ Pré-requis
Pour que Chorus puisse fonctionner, le client doit avant tout créer son compte sur la plateforme Chorus.
Le client peut saisir sur son compte Chorus plusieurs infos dont :
- Son identifiant de structure (obligatoire) = SIRET
- Son code service (facultatif à priori si unitaire)
- Ses coordonnées bancaires (facultatif à priori si unitaire)
Pour cela, le client doit aller dans son interface chorus dédiée https://chorus-pro.gouv.fr/
3/ Comment Mahalo identifie qu'un contact est éligible à l'envoi de facture Chorus ?
A chaque saisie d'un N° de SIRET, MAHALO va interroger Chorus pour savoir s'il connaît ce N° de SIRET (structure définie dans chorus).
- Si Chorus connaît ce N° de SIRET, alors ce contact devient éligible à l'envoi de facture vers chorus → le bouton "Envoyer Chorus" est alors visible pour ses factures (non encore envoyées) à Chorus.
- Si Chorus ne connaît pas ce N° de SIRET, alors ce contact reste (ou devient) inéligible à l'envoi de facture vers chorus → le bouton "Envoyer Chorus" n'est alors plus visible pour ses factures (non encore envoyées) à Chorus.
Pour effectuer toute vérification sur l'existence ou non d'un SIRET : https://cpro.chorus-pro.gouv.fr/cpp/rechercheStructurePublique?execution=e1s1
4/ Saisie du Siret et du Code Service de votre client :
La saisie du SIRET et du Code Service s’effectue en création ou modification d'une société.
Dans le cas d’un abonnement payé par un Tiers, le SIRET et le Code Service doivent être saisis sur la fiche contact du Tiers puisque qu’il est le destinataire de la facture.
ATTENTION : En l'absence de N° de SIRET, une facture ne peut pas être envoyée à Chorus depuis Mahalo.
Une fois la société créée, il est alors possible, si nécessaire, de renseigner le Code Service dans la partie "Gestion client"
5/ Saisie du Numéro d'Engagement Juridique (EJ) :
Le Numéro d’Engagement Juridique (également nommé "Bon de Commande") est saisissable en création/modification d'une facture, il est unique par facture.
Dans le cas où votre facture regrouperait plusieurs commandes, c’est votre client qui doit fournir le numéro d’Engagement Juridique valide pour établir cette facture unique.
« Chorus Pro ne permet pas d’avoir de multiples références à un contrat, à un marché ou à un engagement. De fait, les factures qui concernent plusieurs engagements nécessitent de se rapprocher du destinataire de la facture pour définir le numéro qui doit apparaître. »
Un numéro d’Engagement Juridique est composé de 10 caractères maximum lorsque le numéro de SIRET est celui de l‘Etat (11000201100044).
« Un numéro d’engagement est le numéro identifiant un engagement juridique. Sur le périmètre Etat, ce dernier se compose de 10 chiffres »
Si le destinataire de la facture est un service de l’Etat, la présence du NE est exigée et l'éxactitude du numéro sera contrôlée par Chorus. Si le numéro d’engagement n’a pas été saisi sur la facture pour ce destinataire, la facture sera rejetée par Chorus.
« La référence de l'engagement doit obligatoirement figurer sur les factures à destination des services de l’État. En revanche, les autres entités du secteur public local sont libres de déterminer si la référence à l'engagement est obligatoire ou non. »
« Les référentiels d'engagement sont vérifiés par Chorus Pro uniquement pour l’État. Pour les autres entités publiques, il y a un contrôle de présence de l’engagement si le caractère obligatoire a été paramétré par la collectivité, mais pas de contrôle de validité. »
Le N° EJ reste saisissable même si la facture est verrouillée, tant que celle-ci n’a pas été envoyée à Chorus.
Dès que la facture est envoyée à Chorus, alors le N° EJ n’est plus modifiable.
Le Numéro d’Engagement est imprimé sur la facture (modèle Chorus) s’il a été saisi. Il figureaussi dans le fichier transmis à Chorus.