Pour activer la mise en relation entre Aboweb et Chorus, connectez-vous à votre compte
Chorus et optez pour Mon Compte
Dans l’option Mon compte, rechercher la demande de rattachement à une structure.
Dans Identifiant, saisissez 41413538400025
Puis Rechercher.
Cochez la case pour le résultat Technologies Broadcasting System.
Puis cliquez sur Sélectionner.
Sur l’écran suivant, confirmez la demande :
La demande de rattachement est transmise à TBS.
En l’attente de l’acceptation par TBS de votre demande, le statut du rattachement affiche
« En cours de validation ».
Après validation du rattachement par TBS, votre compte Chorus affichera :
De son côté TBS doit également émettre une demande de rattachement à votre compte
Chorus, demande que vous devrez accepter.
Pour cela, connectez-vous à votre compte et optez pour Activités du gestionnaire. Notez que seul un utilisateur ayant un profil au minimum Gestionnaire peut accéder à cette option.
Sélectionnez la demande de rattachement (le demandeur est TBS-Philippe Dufour) et validez.
Après cette 1ère validation, sur l’écran suivant, validez une nouvelle fois la demande de rattachement.
Ajout de coordonnées bancaires sur votre compte Chorus
Seul un utilisateur ayant le profil Gestionnaire peut ajouter des coordonnées bancaires.
(Pour toute information supplémentaire sur les profils utilisateurs de la plateforme Chorus,contactez votre correspondant Chorus).
Depuis la page d’accueil de Chorus, optez pour Activités du gestionnaire.
Cliquez sur l’icône encadrée en rouge ci-dessus.
Vous pourrez ensuite ajouter des coordonnées bancaires.
Pour toute autre question sur la gestion de votre compte Chorus, nous vous invitons à
vous rapprocher de votre correspondant Chorus ou à consulter les documents officiels
suivants :
Dans les paragraphes qui suivent, les notes « entre guillemets et en italique » sont issues du
site Chorus Pro : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr
Paramètres Société
Administration / Sociétés / Modification de la société
Ces options permettent de configurer le rattachement de Aboweb à votre compte Chorus.
Si votre base Aboweb gère plusieurs sociétés, vous devrez compléter ces informations pour
chacune de vos sociétés.
Cochez l’option Envoi Chorus pour activer l’ensemble des options Chorus dans Aboweb.
Indiquez le numéro SIRET de la société sélectionnée puis cliquez sur le bouton « Récupérer
infos Chorus » (Le Siret n’est pas conservé ; il n’est utilisé que pour récupérer l’Id).
Si le Siret est reconnu, Chorus retourne à Aboweb un «identifiant du fournisseur » :
Le cas échéant, sélectionnez un « Code service exécutant » parmi ceux retournés par
Chorus. Dans le cas où il n’existe pas de Code Service exécutant spécifique dans votre société, sélectionnez obligatoirement « Aucun service sélectionné ».
Saisie du Siret et du Code Service de votre client
Contacts
La saisie du Siret et du Code Service s’effectue en création ou modification du contact.
Dans le cas d’un abonnement payé par un Tiers, le Siret et le Code Service doivent être saisis
sur la fiche contact du Tiers puisque qu’il est le destinataire de la facture.
Le Siret et le Code Service Facturation sont imprimés sur la facture (modèle Chorus)
uniquement s’ils ont été saisis.
En l’absence de Siret, une facture ne peut pas être envoyée à Chorus depuis Aboweb.
Saisie du N° EJ (Numéro d’Engagement Juridique)
Création / modification d’une facture.
Le numéro d’Engagement Juridique est saisissable sur la facture ; il est unique par facture.
Dans le cas où votre facture regrouperait plusieurs « commandes », c’est votre client qui
doit fournir le numéro d’engagement valide pour établir cette facture unique.
« Chorus Pro ne permet pas d’avoir de multiples références à un contrat, à un marché ou à un
engagement. De fait, les factures qui concernent plusieurs engagements nécessitent de se
rapprocher du destinataire de la facture pour définir le numéro qui doit apparaître. »
Un N° EJ est composé de 10 caractères maximum lorsque le Siret est celui de l‘Etat
(11000201100044).
« Un numéro d’engagement est le numéro identifiant un engagement juridique. Sur le périmètre
Etat, ce dernier se compose de 10 chiffres »
Si le destinataire de la facture est un service de l’Etat, la présence du n° EJ est exigée et
l’exactitude du numéro sera contrôlée par Chorus; si le numéro d’engagement n’a pas été
saisi sur la facture pour ce destinataire, la facture sera rejetée par Chorus.
« La référence de l'engagement doit obligatoirement figurer sur les factures à
destination des services de l’État. En revanche, les autres entités du secteur public local
sont libres de déterminer si la référence à l'engagement est obligatoire ou non. »
« Les référentiels d'engagement sont vérifiés par Chorus Pro uniquement pour l’État. Pour
les autres entités publiques, il y a un contrôle de présence de l’engagement si le caractère
obligatoire a été paramétré par la collectivité, mais pas de contrôle de validité. »
Le N° EJ reste saisissable même si la facture est verrouillée et tant que la facture n’a pas été
envoyée à Chorus.
Dès que la facture est envoyée à Chorus, le N° EJ n’est plus modifiable.
Le numéro EJ est imprimé sur la facture (modèle Chorus) s’il a été saisi. Il figure aussi dans le fichier transmis à Chorus.
Envoyer une facture à Chorus
Modification de facture
L’envoi à Chorus n’est possible qu’après avoir validé la création de la facture.
En modification de facture, si la facture est éligible (présence d’un Siret sur le contact destinataire de la facture), le bouton « Envoyer à Chorus » est affiché.
L’envoi consiste en une transmission d’un fichier XML contenant les informations exigées par
Chorus (siret du client, n° facture, date, montants, n° ej, etc) ainsi que la facture au format PDF.
Après envoi, votre facture est affichée sur votre plateforme Chorus. Attention, l’affichage
n’est pas immédiat; le délai entre l’envoi depuis Aboweb et l’affichage sur la plateforme Chorus n’est pas du ressort de TBS.
Envoyer plusieurs factures à Chorus
Pour envoyer un ensemble de factures à Chorus, vous devez auparavant activer les options
suivantes
Administration / Sociétés / Emission des factures
Cochez Stockage des impressions PDF.
Cochez obligatoirement Facture non acquittée car ce sont celles destinées à Chorus.
Les factures déjà acquittées, les factures réglées par prélèvement et les factures à 0 sont en
théorie destinées à des sociétés privées ou particuliers : même si vous cochiez ces cases,
elles ne seraient pas envoyées à Chorus mais feraient l’objet d’une impression au format PDF.
Si vous cochez émission automatique par mail, la facture sera automatiquement envoyée
par mail dès sa création et considérée comme déjà imprimée. Il est donc recommandé de ne
pas la cocher si vous souhaitez automatiser le dépôt des factures sur Chorus.
L’activation de ces options a pour effet d’ajouter une nouvelle entrée dans
Facturation / Factures à imprimer :
Cette liste affiche toutes les factures :
- jamais imprimées,
- jamais déposées sur Chorus,
- jamais envoyées par mail.
Deux options sont associées à cette liste :
- Imprimer :
- Planifier l’impression :
Imprimer en lot
Les factures éligibles à Chorus seront dirigées automatiquement vers la plateforme Chorus.
Celles non éligibles seront stockées dans un document PDF.
L’exécution du traitement est immédiat.
Notez que l’envoi de chaque facture (PDF + données dans le fichier XML) nécessite 10 à 15
secondes. Tant que Chorus n’a pas retourné une info à Aboweb pour confirmer que la
facture est prise en compte, Aboweb ne peut envoyer la facture suivante.
Vous ne devez pas interrompre le traitement, ni quitter la liste des factures tant que l’envoi
des factures sélectionnées n’est pas terminé.
Nous vous invitons à utiliser cette option si le nombre de factures à déposer est relativement
limité.
Dans le cas contraire, nous vous recommandons d’opter pour la planification de
l’impression.
Planifier l’impression
La planification a pour objet d’automatiser l’envoi ou l’impression des factures sans
intervention de l’utilisateur.
Compléter les informations suivantes :
- Libellé de la tâche (contenu libre)
- Date du 1er lancement ainsi que l’heure d’exécution. Nous vous suggérons de
spécifier une heure creuse (entre 20h et 6h)
- Fréquence (quotidienne, hebdomadaire,mensuelle)
Indiquez une adresse mail sur laquelle sera envoyé un rapport d’exécution.
Les paramètres FTP sont optionnels.
Confirmez en cliquant sur Planifier.
Suivi des envois à Chorus
Facturation / Suivi Chorus
Il s’agit de la liste des factures déjà envoyées à Chorus
Les factures dont le statut est « Envoyé » signifie que la facture a été acceptée par Chorus.
Une facture envoyée à Chorus ne pourra pas être envoyée une seconde fois : sur la facture, le bouton « Envoyer à Chorus » n’apparaitra plus.
Les factures rejetées par Chorus y figurent également : la colonne Statut affiche « Echec du
dépôt » et la dernière colonne Message précise le motif du rejet.
Important : une facture peut être acceptée par Chorus mais être rejetée par votre client,
destinataire de la facture. Seules les factures rejetées par Chorus apparaissent dans Aboweb avec un statut « Echec du dépôt ».
Les factures rejetées par le destinataire sont consultables sur votre compte Chorus.
Modèle de facture Chorus
Administration / Sociétés / Paramètres de facturation
Cette option vous permet de prédéfinir le modèle de facture que vous souhaitez imprimer :
- Modèle simple
- Modèle avec coupon
- Modèle Chorus
Note : si vous possédez un modèle sur mesure, ce choix n’apparait pas.
Quelque soit votre choix (y compris modèle sur mesure), la fonction « Envoyer à Chorus »
utilise automatiquement le modèle Chorus.
Le modèle Chorus est similaire au modèle simple mais seul le modèle Chorus affiche le N°
Siret, le Code Service, le N° EJ.
Les factures imprimées (non envoyées à Chorus) continuent à utiliser le modèle sélectionné.
Extrait d’une facture modèle Chorus :
Pour tous les utilisateurs actuels du modèle simple, nous recommandons de sélectionner le
modèle Chorus. Les mentions Siret, Code Sce et N° EJ n’étant imprimées que si elles ne sontpas vides, une facture non destinée à un organisme public sera ainsi identique au modèle simple.
Modèle de facture Chorus
Administration / Sociétés / Paramètres de facturation
Cette option vous permet de prédéfinir le modèle de facture que vous souhaitez imprimer :
- Modèle simple
- Modèle avec coupon
- Modèle Chorus
Note : si vous possédez un modèle sur mesure, ce choix n’apparait pas.
Quelque soit votre choix (y compris modèle sur mesure), la fonction « Envoyer à Chorus »
utilise automatiquement le modèle Chorus.
Le modèle Chorus est similaire au modèle simple mais seul le modèle Chorus affiche le N°
Siret, le Code Service, le N° EJ.
Les factures imprimées (non envoyées à Chorus) continuent à utiliser le modèle sélectionné.
Extrait d’une facture modèle Chorus e
Pour tous les utilisateurs actuels du modèle simple, nous recommandons de sélectionner le
modèle Chorus. Les mentions Siret, Code Sce et N° EJ n’étant imprimées que si elles ne sont
pas vides, une facture non destinée à un organisme public sera ainsi identique au modèle
simple.